ALTANA biedt een klokkenluidershotline aan voor alle medewerkers wereldwijd, evenals voor klanten, leveranciers en andere externe partners. Via de klokkenluidershotline kunnen medewerkers op een veilige manier overtredingen van de nalevingsregels binnen ALTANA melden.

Naleving van wetten en bepaalde interne regels is van fundamenteel belang voor elke handeling bij ALTANA. ALTANA eist van al haar bestuurders, leidinggevenden, medewerkers en tussenpersonen dat zij handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en het beleid, en dat zij bij de uitoefening van hun taken en verantwoordelijkheden hoge normen op het gebied van zakelijke en persoonlijke ethiek in acht nemen. Elke organisatie loopt het risico onbewust onwettig of onethisch gedrag in de hand te werken. De eerste stap om dergelijk gedrag uit te bannen, is het te herkennen. ALTANA moedigt al haar medewerkers aan om overtredingen van de compliance-regels te melden, hetzij via een van de bestaande kanalen zoals het lokale management of, indien aanwezig, lokale ondernemingsraden, hetzij via het ALTANA-klokkenluiderssysteem.

Meldingen

Meldingen kunnen zowel telefonisch als schriftelijk worden gedaan. Meldingen verlopen via een externe dienstverlener, genaamd Safecall. Op deze manier kunnen we het ALTANA-klokkenluiderssysteem in vrijwel elke taal die bij ALTANA wordt gesproken aanbieden, en dat 24 uur per dag, 7 dagen per week. Bovendien zijn de medewerkers van Safecall aan de andere kant van de lijn getrainde professionals met veel ervaring in het aannemen van dergelijke telefoontjes. Als u een melding wilt doen, ga dan naar de website van Safecall om het gratis telefoonnummer voor telefonische meldingen te vinden, evenals een onlineformulier om uw melding schriftelijk in te dienen.

Anonimiteit en bescherming tegen represailles

Bij het doen van de melding is het uw keuze of u uw identiteit bekendmaakt of anoniem blijft. Het ALTANA-klokkenluiderssysteem biedt drie soorten vertrouwelijkheid waaruit u kunt kiezen, en ALTANA zal uw keuze respecteren:

• Bekend: Bij het indienen van uw melding kunt u ermee instemmen dat uw identiteit wordt bekendgemaakt aan de Chief Compliance Officer en een kleine groep van centrale compliance-medewerkers van ALTANA die uw melding zullen onderzoeken (zie het klokkenluidersbeleid voor de exacte definitie van deze groep personen). Uw identiteit wordt door hen vertrouwelijk behandeld.
• Semi-anoniem: U hebt de mogelijkheid om uw naam bekend te maken aan de externe dienstverlener Safecall, op voorwaarde dat Safecall uw identiteit niet aan ALTANA bekendmaakt. Op deze manier stelt u het onderzoeksteam van ALTANA in staat om via Safecall contact met u op te nemen met eventuele vervolgvragen, ook al is uw identiteit niet aan ALTANA bekendgemaakt.
• (Volledig) anoniem: Uw derde optie is om uw identiteit niet bekend te maken bij het indienen van de melding. Op deze manier blijft u volledig anoniem.
   

We raden u echter aan om uw melding bekend of op zijn minst semi-anoniem te doen. Vaak roept een melding vervolgvragen op tijdens het onderzoek naar de vermeende schending van de compliance-regels. Bij volledig anonieme meldingen is het niet mogelijk om dergelijke vervolgvragen aan de klokkenluider te stellen, waardoor een onderzoek mogelijk zonder resultaat blijft.

In het klokkenluidersbeleid heeft ALTANA zich ertoe verbonden ervoor te zorgen dat niemand die een melding doet via het ALTANA-klokkenluiderssysteem, het slachtoffer wordt van represailles.

Opvolging van meldingen

Gemelde compliance-overtredingen worden onderzocht onder toezicht van de Chief Compliance Officer van ALTANA. Mits de klokkenluider zijn of haar identiteit heeft bekendgemaakt (bekende of semi-anonieme melding), zal de Chief Compliance Officer de ontvangst aan de klokkenluider bevestigen en de klokkenluider op de hoogte houden van de voortgang en de resultaten van het onderzoek.

Waarheid en meldingsplichtige inbreuken op de naleving

Meld geen informatie waarvan u weet dat deze onjuist is. Het bewust melden van onjuiste informatie wordt beschouwd als een ernstige disciplinaire overtreding en zal ernstige gevolgen hebben. De geboden bescherming inzake anonimiteit en het uitblijven van represailles geldt alleen als u redelijke gronden hebt om aan te nemen dat de gemelde informatie waar is.

Meldingsplichtige overtredingen zijn overtredingen van de toepasselijke wetgeving, overtredingen van de Gedragscode van ALTANA en overtredingen van een bedrijfsbeleid van ALTANA, maar niet van interne lokale beleidsregels of richtlijnen.

Klokkenluidersbeleid

De bescherming van de vertrouwelijkheid en de bescherming tegen represailles worden geregeld door het klokkenluidersbeleid van ALTANA, dat sinds 1 maart 2021 van toepassing is op alle medewerkers wereldwijd. Lees het beleid om inzicht te krijgen in de reikwijdte van de geboden bescherming inzake anonimiteit en bescherming tegen represailles, evenals de voorwaarden waaraan moet worden voldaan om voor deze bescherming in aanmerking te komen. Het beleid beschrijft tevens de procedure die ALTANA volgt bij de afhandeling van meldingen die via de klokkenluidershotline worden gedaan. Een exemplaar van het beleid kunt u hier vinden.

Contact

De verantwoordelijke voor het ALTANA-klokkenluiderssysteem bij ALTANA is de heer Jan Bir, General Counsel & Chief Compliance Officer. Neem gerust contact op met Jan via telefoonnummer +49 281 670-10500 of Legal@altana.com als u vragen heeft over klokkenluiden bij ALTANA.